#📂 Mengelola Arsip Digital yang Aman dan Efisien: Arsip Dinamis & Statis
#🔹 Regulasi Terkait Pengelolaan Arsip Digital di Indonesia
Sebelum mengelola arsip digital, penting memahami regulasi yang berlaku:
1️⃣ UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
Arsip dibagi menjadi arsip dinamis dan arsip statis.
Arsip harus dikelola sesuai prinsip akuntabilitas dan keamanan.
2️⃣ PP No. 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan UU No. 43 Tahun 2009
Mengatur pengelolaan arsip, termasuk digitalisasi dan retensi arsip.
3️⃣ Perka ANRI No. 12 Tahun 2015 tentang Pedoman Pengelolaan Arsip Elektronik
Standar dalam mengelola arsip elektronik, baik dinamis maupun statis.
#📌 1. Pengelolaan Arsip Dinamis
#🔍 Apa Itu Arsip Dinamis?
📁 Arsip yang masih digunakan dalam aktivitas administrasi sehari-hari.
📅 Memiliki masa retensi tertentu sebelum dipindahkan ke arsip statis atau dimusnahkan.
#✅ Cara Mengelola Arsip Dinamis Digital
🔹 Klasifikasi Arsip: Tentukan jenis arsip berdasarkan urgensi dan aksesibilitasnya.
🔹 Standarisasi Format: Gunakan format yang umum dan mudah dibuka dalam jangka panjang (PDF/A, DOCX, XLSX).
🔹 Keamanan Data: Batasi akses hanya kepada pegawai terkait dan gunakan sistem autentikasi.
🔹 Penyimpanan Hybrid: Simpan arsip di server internal dengan cadangan di cloud untuk keamanan.
🔹 Siklus Hidup Arsip: Tentukan kapan arsip harus dipindahkan ke arsip statis atau dimusnahkan.
#📌 Rekomendasi Aplikasi untuk Pengelolaan Arsip Dinamis
📌 SRIKANDI (Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi) - ANRI
📌 Microsoft SharePoint - Untuk kolaborasi dokumen internal.
📌 Alfresco ECM - Enterprise Content Management untuk pengelolaan dokumen dan arsip dinamis.
📌 Google Workspace (Drive, Docs, Sheets) - Alternatif ringan untuk organisasi kecil.
#📌 2. Pengelolaan Arsip Statis
#🔍 Apa Itu Arsip Statis?
📜 Arsip yang memiliki nilai historis, hukum, atau kebijakan, dan harus disimpan secara permanen.
🏛 Dikelola oleh lembaga kearsipan seperti ANRI atau dinas kearsipan daerah.
#✅ Cara Mengelola Arsip Statis Digital
🔹 Digitalisasi Arsip Fisik: Gunakan pemindaian resolusi tinggi dan simpan dalam format PDF/A atau TIFF.
🔹 Metadata & Katalogisasi: Tambahkan metadata agar arsip mudah dicari dan diakses.
🔹 Keamanan Jangka Panjang: Gunakan sistem penyimpanan redundan dengan enkripsi data.
🔹 Migrasi Format: Periksa format file secara berkala agar tetap dapat diakses di masa depan.
🔹 Akses Publik & Hak Cipta: Tentukan apakah arsip bisa diakses publik atau bersifat terbatas.
#📌 Rekomendasi Aplikasi untuk Pengelolaan Arsip Statis
📌 SIKN & JIKN (Sistem Informasi Kearsipan Nasional & Jaringan Informasi Kearsipan Nasional) - ANRI
📌 Archivematica - Aplikasi open-source untuk preservasi digital arsip statis.
📌 DSpace - Sistem repositori untuk arsip digital akademik dan pemerintah.
📌 Preservica - Untuk pengelolaan jangka panjang arsip digital yang kompleks.
#🚀 Kesimpulan
🔹 Arsip Dinamis memerlukan sistem yang fleksibel dan mudah diakses dalam kegiatan sehari-hari.
🔹 Arsip Statis harus disimpan dalam format yang tahan lama dan terorganisir dengan baik untuk akses jangka panjang.
🔹 Pemilihan aplikasi harus disesuaikan dengan kebutuhan organisasi dan tingkat keamanan yang diinginkan.
💡 Bagaimana sistem pengelolaan arsip digital di instansi atau organisasi kamu? Yuk, bagikan pengalaman atau tantanganmu! 👇
🔖 #ArsipDigital #ArsiparisIndonesia #PengelolaanArsip #KearsipanModern
